Dijital Dönüşüm Neden Önemli?
Herhangi bir kuruluşta bir çalışma modelinden diğerine geçmeden önce, gerekli insan gücü ve kaynağın ayrılmasına ve yatırım yapılmasına karar verilirken; geçilmek istenen iş modelinin işletemeye sağlayacağı katma değerin etkin bir şekilde ortaya konulması gerekir. Bu durum dijitalleşme için de geçerlidir.
Kağıt ortamdan dijital ortama geçildiğinde günlük iş yapış şekillerimizde neler değişeceğine ilişkin sayfalarca yazı yazılabilir ancak temel kazanımlar nedir diye sorulduğunda aşağıdaki hususlar öne çıkmaktadır. Bu hususlar aslında kategori olarak da düşünülebilir ve hepsinin altında farklı alt kazanımlar yatmaktadır.
İlk sebep, hepimizin kolayca görüp tahmin edebileceği üzere hem organizasyon içinde hem de dışındaki süreçlerde verimsizliğin azaltılmasıdır.
Dijitalleşme sayesinde manuel veri girişinin ortadan kalkması ya da minimize edilmesi, doğru ve güvenilir bilginin sisteme dahil olması, işlemlerin daha hızlı gerçekleştirilmesi, zamandan tasarruf vb. pek çok konu verimliliği artırır.
Daha sağlıklı iş akışları oluşturulabilir ve daha etkin şirket yönetimi yapılabilir. Diğer taraftan süreç boyunca çok daha fazla veri noktasına sahip olunduğu için daha doğru raporlama yapılabilir ve sonuç olarak güvenilir verilerden elde edilen bu raporlar referans alınarak daha sağlıklı analizler gerçekleştirilebilir.
İkinci temel fayda; riskin azaltılmasıdır. Kağıt ortamında üretilmiş bir belgenin kaynağını tam olarak tespit etmek çok zordur. Ayrıca, elimizdeki versiyonun, kaydın gerçekten hem orijinal hem de özgün versiyonu olup olmadığını anlamak da zordur. Dolayısıyla, risk açısından bakıldığında, kağıdı kaldırıp teknolojiyi kullanmak, yalnızca yüksek kaliteli verilere sahip olmamızı sağlamakla kalmaz bu verileri aynı zamanda güvenilir kılar.
Son olarak, kağıtlar aslında yeni ve daha inovatif kullanım alanlarımızın çoğunu ortaya çıkarmamızı engelliyor.
Bundan 20, 25, 30 yıl öncesine geri gidildiğinde firmalar bir şekilde ister arşiv yönetimi ister iş süreci isterse de kurum içi otomasyon olsun farklı projeler üzerinde çalışıyordu ve "Kâğıdı denklemden nasıl çıkarır ve nasıl dijitalleşiriz?" diye soruluyordu. Bu yolculukta kağıt denklemden henüz çıkmamış olsa da pek çok firmanın yurt dışına açılmasına ve küreselleşmesine de yardımcı oldu.
Dolayısıyla geçmişte üzerinde çalışılan ve bugün kanıksadığımız tüm sistemler hakkında biraz düşünüldüğünde, kağıdı kaldırıp dijitalleştiğimizde gerçekten etkinleştirebileceğimiz kullanım sınırlarının ne olduğunu tam olarak bilmiyoruz.
Pek çok insan bu dönüşümün akreditiflerin firmalar ve finans kurumları için kullanım şeklini değiştirebileceğini görebiliyor ve aynı zamanda depolarındaki stokların azaltılmasına yardımcı olacağı yani satışları arttıracağına ve daha ileri düzeyde bir otomasyon sağlayacağına da inanıyor.
Kağıdı ortadan kaldırıp dijitale geçerek risklerin azaltılıp, ek veri noktalarının elde edilmesinin aslında ticaret finansmanı açığının çözümüne yardımcı olacağı görüşü de oldukça yaygın.
Kağıttan kurtulmanın çok fazla faydası var ve zaman ilerledikçe bunların katma değerinin nihai olarak ne olabileceğinin sınırlarını keşfetmek ilginç olacak.