İthalatçı İçin Akreditif İşlemlerinde Belge Seçiminin Önemi

Akreditif açılış için amir (ithalatçı) tarafından doldurulan akreditif açılış formundaki “Talep Edilen Belgeler” bölümü, işlemin ticari ve finansal güvenliği açısından kritik önem taşır. Bu bölümde operasyonel ihtiyaçları karşılayan, açık ve uygulanabilir belge şartlarına yer verilmesi; belirsiz, çelişkili veya gereksiz ayrıntı içeren ifadelerden kaçınılması gerekir.

İthalatçının ayrıca malların kendi ülkesindeki gümrük işlemlerinde ihtiyaç duyulacak belgeleri önceden belirlemesi ve bunların akreditif şartlarında doğru şekilde tanımlanmasını sağlaması önemlidir. Eksik, hatalı veya ilgili kurumların gerekliliklerini karşılamayan belgeler; eşyanın gümrükte beklemesine, ilave maliyetlere ve teslimatın gecikmesine neden olabilir.

Akreditif işlemlerinde bankalar, malların fiilî durumunu, kalitesini veya tarafların satış sözleşmesindeki yükümlülüklerini yerine getirip getirmediğini incelemez. Bankaların incelemesi, ibraz edilen belgelerin akreditif şartlarına ve uygulanabilir UCP 600 hükümlerine görünüş itibarıyla uygun olup olmadığının belirlenmesine yöneliktir.

Taşıma, sigorta, menşe veya gözetim belgeleri; sevkiyatın gerçekleştirildiğini, belirli bir sigorta kapsamının sağlandığını ya da öngörülen bir kontrolün yapıldığını belge üzerinden gösterebilir. Ancak bu belgeler, dayandıkları işlemlerin veya beyan ettikleri olguların fiilen gerçekleştiğine ilişkin bankanın bağımsız güvencesi anlamına gelmez. Bu nedenle talep edilecek her belgenin adı, düzenleyicisi, içeriği, nüsha sayısı ve varsa taşıması gereken özel kayıtlar açık, ölçülebilir ve birbiriyle uyumlu biçimde tanımlanmalıdır.

Bu temel ilke, UCP 600 Madde 5’te şu şekilde ifade edilmektedir:

Talep edilecek taşıma belgesi; taşıma şekli, sevkiyatın fiziksel güzergâhı ve teslim noktalarıyla uyumlu olmalıdır. Konşimento, hava yolu taşıma senedi veya multimodal taşıma belgesi gibi belge türleri arasından operasyonun niteliğine uygun olanı seçilmelidir.

Örneğin birden fazla taşıma türünün kullanıldığı multimodal bir sevkiyatta, operasyonun tamamını yansıtacak bir taşıma belgesi yerine yalnızca limandan limana deniz taşımasını kapsayan konşimento talep edilmesi, akreditif şartları ile fiilî taşıma arasında uyumsuzluğa ve rezerv riskine yol açabilir. Bu nedenle akreditif hazırlanırken yükleme, teslim alma, boşaltma ve nihai teslim yerleri ile aktarma koşulları dikkate alınarak uygun taşıma belgesi tanımlanmalıdır.

Taşıma belgesinde yer alması istenen “freight prepaid” veya “freight collect” gibi navlun kayıtları da satış sözleşmesi, taşıma düzenlemesi ve Incoterms kuralı ile uyumlu olmalıdır. Bununla birlikte Incoterms kurallarının navlunun taşıma belgesinde hangi ifadeyle gösterileceğini tek başına belirlemediği unutulmamalıdır. Navlun kaydı; taşıma sözleşmesinin yapısına, taşıyıcıyla yapılan anlaşmaya ve masrafların taraflar arasındaki dağılımına göre ayrıca değerlendirilmelidir.

Taşıma belgesindeki yükleme, teslim alma, boşaltma ve teslim bilgileri; sigorta belgesindeki kapsam, başlangıç ve bitiş noktalarıyla çelişmemelidir. Taşıma belgesi, navlun kaydı ve sigorta şartları; fiilî taşıma planı, satış sözleşmesi, Incoterms kuralı ve akreditifin diğer hükümleriyle birlikte değerlendirilmelidir.

Sigorta belgeleri, akreditifli işlemlerde taşıma sırasında ortaya çıkabilecek risklerin yönetilmesinde önemli bir işleve sahiptir. Bu belgelerin bankalar tarafından incelenmesine ilişkin kurallar UCP 600’ün 28. maddesinde düzenlenmiştir.

Dış ticaret uygulamalarında “All Risks” (Bütün Riskler) ifadesi, her türlü kayıp ve hasarın istisnasız biçimde sigorta kapsamında olduğu yönünde yanıltıcı bir algı oluşturabilir. Oysa “All Risks” teminatı, poliçede veya ilgili sigorta klozlarında belirtilen istisna ve kapsam dışı hâlleri ortadan kaldırmaz. Bu nedenle sigorta korumasının gerçek kapsamı yalnızca “All Risks” ibaresine bakılarak değil; uygulanan klozlar, istisnalar, muafiyetler ve ek teminatlar birlikte incelenerek belirlenmelidir.

UCP 600 Madde 28(h) uyarınca akreditifin “All Risks” teminatı istemesi ve ibraz edilen sigorta belgesinin “All Risks” kaydı veya klozu içermesi hâlinde banka, belgede bazı risklerin kapsam dışında bırakıldığı belirtilmiş olsa dahi sigorta belgesini bu nedenle uygunsuz saymaz. Başka bir ifadeyle bankanın UCP 600 kapsamında belgeyi incelemesi, sigorta teminatının ticari açıdan yeterli olup olmadığını belirlemeye değil, ibraz edilen belgenin akreditif şartlarına görünüş itibarıyla uygun olup olmadığını değerlendirmeye yöneliktir.

Bu yaklaşım, sigorta şirketinin kapsam dışında bıraktığı risklerin fiilen teminat altına alındığı anlamına gelmez. Dolayısıyla belge bankacılık incelemesi bakımından uygun kabul edilse bile ithalatçı, poliçedeki istisnalar veya eksik ek teminatlar nedeniyle beklediğinden daha sınırlı bir sigorta korumasıyla karşılaşabilir.

Sigorta teminatı belirlenirken yalnızca Institute Cargo Clauses (A), (B) veya (C) seçimiyle yetinilmemelidir. Eşyanın niteliği, taşıma güzergâhı, aktarmalar, ambalajlama şekli, hırsızlık ve kırılma riski, savaş ve grev riskleri, muafiyetler ve poliçedeki diğer istisnalar birlikte değerlendirilmelidir.

Kalite sertifikası, analiz raporu ve gözetim belgesi gibi belgelerde belirsiz ifadelerin kullanılması, bankaların incelemeyi yalnızca belgeler üzerinden yapması nedeniyle ithalatçı açısından önemli bir kontrol boşluğu yaratabilir. Özellikle belgeyi düzenleyecek tarafın akreditif şartlarında açıkça tanımlanmaması, ithalatçının beklediği denetimin niteliği ile ibraz edilen belgenin sağladığı güvence arasında fark oluşmasına neden olabilir.

UCP 600 Madde 3 uyarınca, belge düzenleyicisini tanımlamak amacıyla kullanılan “first class”, “well known”, “qualified”, “independent”, “official”, “competent” veya “local” gibi ifadeler, söz konusu belgenin lehtar dışındaki herhangi bir tarafça düzenlenmesine izin verir. Dolayısıyla akreditifte yalnızca “bağımsız bir gözetim kuruluşu tarafından düzenlenen sertifika” talep edilmesi, ithalatçının belirli bir denetim kuruluşunu veya belirli bir kurumsal yeterlilik düzeyini güvence altına almaz.

Bu durumda belge, ithalatçının öngördüğü denetim kuruluşu yerine lehtar dışındaki başka bir tarafça düzenlenebilir. İbraz edilen belge akreditif şartlarına görünüş itibarıyla uygunsa banka, düzenleyicinin teknik yeterliliğini, bağımsızlığını veya sektörel itibarını ayrıca araştırmaz.

Bu riskin azaltılması için akreditif şartlarında:

• Belgeyi düzenleyecek kuruluş açıkça tanımlanmalıdır. Belirli bir kuruluşun raporu zorunlu tutulacaksa kuruluşun kabul edilen ticari veya yasal unvanı açıkça yazılmalı; gerekli görülüyorsa yetkili şubeleri, bağlı kuruluşları veya önceden tanımlanan alternatif kuruluşlar da kapsama alınmalıdır.
• Kontrolün kapsamı belirtilmelidir. Analizin veya gözetimin hangi ürün özelliklerini, miktarları, toleransları ve kontrol aşamalarını kapsayacağı açıkça tanımlanmalıdır.
• Teknik standartlar ve sonuç kriterleri gösterilmelidir. Uygulanacak uluslararası veya ulusal standart ile karşılanması gereken minimum ya da maksimum değerler ölçülebilir şekilde yazılmalıdır.
• Belgenin içeriği açıkça düzenlenmelidir. Raporda yer alması gereken test sonuçları, uygunluk beyanları, tarih, yer, imza ve diğer zorunlu bilgiler net biçimde belirtilmelidir.
• Belge şartları uygulanabilir olmalıdır. Aşırı ayrıntılı, belge üzerinden doğrulanamayan veya tarafların kontrolü dışındaki koşullar rezerv riskini artırabileceğinden şartlar açık, ölçülebilir ve yerine getirilebilir şekilde hazırlanmalıdır.

• Doğru taşıma belgesinin seçilmesi: Talep edilen taşıma belgesi, sevkiyatın fiilî güzergâhı ve kullanılan taşıma türleriyle uyumlu olmalıdır. Operasyonel kolaylık sağlamak amacıyla genel veya belirsiz tanımlar kullanılmamalı; yükleme, teslim alma, boşaltma ve nihai teslim noktalarını doğru yansıtan belge belirlenmelidir.
• Uygun sigorta kapsamının belirlenmesi: UCP 600 Madde 28(h) kapsamında “All Risks” ibaresi taşıyan bir sigorta belgesi, bazı risklerin kapsam dışında bırakıldığı belirtilse dahi bankacılık incelemesi bakımından kabul edilebilir. Ancak belgenin kabul edilmesi, eşyanın her türlü riske karşı fiilen sigortalandığı anlamına gelmez. Bu nedenle eşyanın niteliği, taşıma güzergâhı ve tarafların risk beklentileri doğrultusunda uygun Institute Cargo Clauses ile gerekli ek teminatlar açıkça belirlenmelidir. 
• Belge türünün açıkça belirtilmesi: Talep edilen belge; Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, Air Waybill, Insurance Policy, Insurance Certificate, Certificate of Origin veya Inspection Certificate gibi yerleşik ve doğru adıyla tanımlanmalıdır. Belge adının belirsiz bırakılması, farklı nitelikte bir belgenin ibraz edilmesine neden olabilir. 
• Belgeyi düzenleyecek tarafın tanımlanması: Özellikle analiz, gözetim, kalite, miktar ve uygunluk belgelerinde düzenleyici taraf açıkça belirtilmelidir. Belirli bir kuruluşun belgesi isteniyorsa kuruluşun tam ticari unvanına yer verilmelidir. 
• Belge içeriğinin ölçülebilir şekilde düzenlenmesi: Belgede gösterilmesi gereken bilgiler, beyanlar, test sonuçları ve teknik standartlar açıkça tanımlanmalıdır. UCP 600 Madde 3’ten kaynaklanabilecek riskleri azaltmak için “independent”, “competent” veya “well known” gibi belirsiz sıfatlarla yetinilmemeli; denetimi yapacak kuruluş, uygulanacak yöntem ve kabul kriterleri objektif ve ölçülebilir biçimde belirtilmelidir.
• Asıl ve kopya sayısının doğru belirlenmesi: Her belgenin kaç asıl ve kaç kopya olarak ibraz edileceği, gerçekten ihtiyaç duyulan sayı esas alınarak açıkça yazılmalıdır. “In duplicate” veya “two copies” gibi ifadelerin UCP 600 kapsamında en az bir asıl içerecek biçimde yorumlanabileceği dikkate alınmalı; yalnızca fotokopi isteniyorsa bu husus tereddüde yer bırakmayacak şekilde belirtilmelidir. Özellikle taşıma belgelerinde, belgenin düzenlenen tam takım asıllarının ibraz edilip edilmeyeceği ayrıca değerlendirilmelidir.
• Belge şartları arasında uyum sağlanması: Ticari fatura, taşıma belgesi, sigorta belgesi, menşe belgesi ve diğer sertifikalarda yer alması istenen bilgiler birbiriyle çelişmemelidir. Mal tanımı, miktar, güzergâh, tarihler, teslim şekli ve taraf bilgileri belge şartları arasında bütünlük gösterecek şekilde hazırlanmalıdır.