Akreditif Kapsamında Fatura Hazırlarken Hangi Soruları Sormak Gerekir?

Fatura (Invoice, Commercial Invoice) bir akreditif kapsamında istenebilecek en temel belgelerin başında gelir. Fatura UCP 600'ün 18. maddesinde ve ISBP 821'in C1-C15 arasındaki paragraflarında kapsamlı olarak ele alınmıştır. Ek olarak UCP 600'ün 30. maddesinde de tolerans ile ilgili konular açıklanmıştır.

UCP 600 ve ISBP 821 kurallarına uygun fatura hazırlamak için aşağıdaki soruların sorulması ve hazırlanan belgenin bu sorular doğrultusunda da kontrol edilmesi önem taşır.

Diğer taraftan ‘’akreditifte aksi belirtilmedikçe’’ kuralı da her zaman göz önünde bulundurulmalıdır. Bazı durumlarda UCP 600 ve/veya ISBP 745 kurallarında izin verilen bir husus akreditif şartlarında yasaklanabilir veya bu kurallara göre rezerv konusu olabilecek bir hususa akreditif şartlarında izin verilebilir. Bu nedenle belge hazırlarken akreditif şartları her zaman dikkatlice okunmalı ve anlaşılmalıdır.

Akreditif şartlarında başka bir açıklama olmaksızın ‘’Invoice’’ istenmesi durumunda;

• Commercial Invoice,
• Customs Invoice,
• Tax Invoice,
• Final Invoice,
• Consular Invoice

vb. şekilde düzenlenen faturalar kabul edilebilir ve rezerv konusu değildir.

Ancak ‘’Provisional Invoice’’ ve ‘’Proforma Invoice’’ ibrazı rezerv konusudur ve kabul edilmez.

Akreditif şartlarında ‘’Commercial Invoice’’ istenmesi durumunda ‘’Invoice’’ başlığı ile gelen bir doküman kabul edilebilir ve rezerv konusu değildir.

Fatura akreditif şartlarında yazılı olan lehtar (Beneficiary) tarafından düzenlenmelidir.

Devredilebilir (Transferable) Akreditiflerde İkinci Lehtar (Second Beneficiary) tarafından da düzenlenebilir.

Akreditif açılışından sonra lehtarın ünvanı değişmiş ise; ‘’formerly known as…’’ vb. bir ifade ile eski unvan belirtilmek kaydıyla yeni lehtar ünvanı ile düzenlenebilir.

Fatura akreditif şartlarında yer alan amir (Applicant) adına düzenlenmelidir.

Devredilebilir (Transferable) Akreditiflerde ilk lehtarın (1st Beneficiary) ismi akreditif amirinin ismiyle değiştirilebilir.

Adresin akreditif şartlarında yazılı olan adres ile bire bir aynı olma zorunluluğu yoktur ancak akreditifte yazılı olan bilgilerindeki ülkede olmalıdır.

Diğer taraftan herhangi bir problem yaşanmaması için amir adresinin akreditif şartlarında yer aldığı şekilde yazılması tavsiye edilir.

Adresin bire bir aynı olma zorunluluğu yoktur ancak adres akreditif şartlarında yazılı olan adres bilgilerindeki ülkede olmalıdır. Diğer taraftan herhangi bir problem yaşanmaması için lehtar adresinin akreditif şartlarında yer aldığı şekilde yazılması tavsiye edilir.

Akreditif şartlarında birim fiyat belirtilmiş ise, fatura üzerinde de birim fiyat yer almalıdır.

Mal veya hizmetin toplam değerini göstermelidir.

Akreditif şartlarında herhangi bir ıskonto veya indirim yer alıyorsa, fatura üzerinde de ıskonto/indirim tutarı gösterilmelidir.

Akreditif şartlarında yer almasa da; fatura üzerinde ıskonto, indirim veya peşin ödeme gösterilebilir.

Akreditif şartlarında mal miktarında tolerans yasaklanmamış ise veya mal bağımsız parça veya paket birimleri olarak belirtilmemiş ise; faturada mal miktarı +/- 5 % toleranslı olabilir.

Ancak fatura tutarı; mal miktarında artı yöndeki bir toleranstan ötürü akreditif tutarını aşmamalıdır. Aksi halde rezerv konusudur.

Akreditif şartlarında kısmi sevkiyat yasaklanmış olsa dahi; malın tamamının sevk edilmesi kaydıyla fatura tutarı akreditif tutarından 5% eksik olabilir.

Mal miktarının fatura üzerinde belirtilmediği durumlarda tamamının sevk edildiği ve kısmi yükleme yapılmadığı varsayılır.

Akreditifin para cinsi üzerinden düzenlenmelidir.

Akreditif şartlarında Teslim Şekli Incoterms yayın tarihi ile yer almış ise fatura üzerinde de Incoterms yılı ile gösterilmelidir.

Örneğin akreditif şartlarında Teslim Şekli FOB Bangladesh (Incoterms 2010) yazılı ise; fatura üzerinde FOB Bangladesh veya FOB Bangladesh (Incoterms) veya FOB Bangladesh (Incoterms 1990) yazılı olması rezerv konusudur. Akreditif şartlarında Teslim Şekli FOB China veya FOB China Incoterms yazılmışsa; fatura üzerinde Teslim Şekli Fob China, FOB China Incoterms veya FOB China (Incoterms 2010) veya FOB China (Incoterms 1990) vb. şekilde Incoterms’in daha eski bir versiyonu gösterilebilir.

Fatura üzerinde yer alan mal, hizmet veya işin tanımı akreditif şartlarında yazılı olan mal, hizmet veya işin tanımı ile uyumlu olmalıdır

Fatura üzerinde akreditifte yazılı olan mal, hizmet ve iş tanımına ek bilgiler yer alabilir ancak bu bilgilerin mal, hizmet veya işin kalitesini, doğasını, kategorisini değiştiren bilgiler olmaması gerekir.

Ayrıca bedelsiz olsa dahi fazladan mal, hizmet veya işi de göstermemesi gerekir.

Örneğin akreditif şartlarında mal tanımı ‘’Robotic Pool Cleaners’’ olduğu halde faturada ‘’Second Hand Robotic Pool Cleaners’’ yazması rezerv konusudur.

Faturanın fazla yükleme ve akreditif şartlarında yazılı olmayan mal, hizmet veya işi göstermemesi gerekir. Fatura üzerinde yer alan fazla mal, hizmet veya iş; akreditif şartlarında yer alan mal, hizmet veya iş ile aynı, ilgili veya bedelsiz olsa dahi rezerv konusudur. Bu durum numune, reklam malzemesi veya kullanım kılavuzu için de geçerlidir. Akreditif şartlarında yer almadığı sürece fatura üzerinde de bedelsiz olsa dahi yer almamalıdır.

Fatura gerçekten yüklenen veya teslim edilen işi göstermelidir.

Örneğin kısmi yüklemeye izin veren bir akreditifte; mal tanımı ‘’50 Television and 25 Refrigerators’’ olsun ve ilk partide sadece ‘’25 Television’’ yüklenmiş olsun. Fatura üzerinde gerçekten yüklenen mal olarak ‘’25 Television’’ gösterilmelidir. Akreditifte yer alan ‘’50 Television and 25 Refrigerators‘’ mal tanımı da ayrıca fatura üzerinde gösterilebilir ancak gerçekten yüklenen kısım mutlaka belirtilmelidir.

Aksi akreditif şartlarında istenmediği sürece, faturanın imzalanmış olması gerekmez ancak fatura üzerinde akreditif şartlarında istenen bir beyan yer alıyorsa faturanın imzalanması gerekir.

İbraz edilmesi gereken orijinal sayısı en az akreditif şartlarında istendiği sayıda olmalıdır.

Birim fiyat x Miktar, kalem fiyatların toplamı vb. bilgiler doğru olmalıdır.

Akreditif şartlarında fatura üzerinde yer alması istenen bir beyan veya bilgi var ise bu bilgi fatura üzerinde gösterilmelidir.

Akreditif şartlarında istenmesi durumunda fatura ilgili konsolosluk veya ticaret odasına onaylattırılmış olmalıdır.

Lehtar tarafından düzenlenen belgeler üzerindeki düzeltmelerin ayrıca imzalanmasına gerek yoktur ancak örneğin fatura resmi bir makam tarafından ayrıca onaylanmış ise lehtar tarafından yapılan düzeltmelerin bu resmi makam tarafından ayrıca imzalanması gerekir.

Fatura üzerinde yer alan bilgiler diğer belgeler üzerinde yer alan bilgiler ile çelişmemelidir.

Akreditif şartlarında navlun ve sigorta tutarının ayrı kalemler halinde gösterilmesi istenmiş ise; faturada bu bilgiler ayrı kalemler halinde gösterilmeli ve diğer belgeler üzerinde -eğer var ise- navlun ve sigorta tutarları ile çelişmemelidir.